КОНКУРСИ

ГО «Київська школа державного управління імені Сергія Нижного» в межах грантового проєкту «Спроможні громади — дієві рішення: розробка та впровадження місцевих програм підтримки ветеранів», який реалізується завдяки Програмі реабілітації та реінтеграції ветеранів України, яку втілює IREX за підтримки Державного департаменту США, оголошує відкритий тендер на закупівлю комплексу організаційно-логістичних послуг для забезпечення проведення офлайн-навчань для представників територіальних громад.​

​

Дата оголошення про тендер: 16.09.2026 р.

Термін подання тендерних пропозицій: до 23.09.2026 р.

​

Предметом закупівлі є комплекс організаційно-логістичних послуг для проведення офлайн-навчань у м. Київ для 6 навчальних груп по 30 учасників кожна.​​

​

Загальна орієнтовна кількість учасників усіх навчальних груп — до 180 осіб.

​

Орієнтовні періоди проведення офлайн-навчань:

• 28–29 вересня 2026 року;

• 8–9 жовтня 2026 року;

• 22–23 жовтня 2026 року.

• 5–6 листопада 2026 року;

• 12–13 листопада 2026 року;

• 19–20 листопада 2026 року.

​Дати заїзду/виїзду учасників, строки проживання та остаточна кількість осіб за кожною групою будуть додатково погоджені з обраним постачальником.

​

Закупівля включає:

1. Оренду конференц-зали;

2. Організацію та/або компенсацію транспортних витрат учасників — проїзд до м. Києва та у зворотному напрямку;

3. Забезпечення короткострокового проживання учасників у готелі, що відповідає вимогам доступності та інклюзивності 

4. Кейтерингове обслуговування учасників та адміністративного персоналу/організаторів.

​

Детальний опис товарів/послуг, що оголошуються.

1. Оренда конференц-зали

Необхідно забезпечити конференц-залу у готелі в м. Київ для проведення офлайн-навчання для кожної з 6 навчальних груп по 30 учасників кожна.

Орієнтовна місткість конференц-зали — не менше 40 осіб, з урахуванням 30 учасників та 10 представників адміністративного персоналу/організаторів.

Тривалість використання конференц-зали — 2 дні для кожної групи, відповідно до затвердженого графіка заходів.

Конференц-зала повинна бути придатною для проведення повноцінного навчального заходу протягом орієнтовно 8 годин на день та передбачати необхідне технічне забезпечення, зокрема екран/проєктор або інше обладнання для демонстрації презентацій, доступ до мережі Wi-Fi, меблі для учасників та тренерів, а також можливість організації кава-пауз і харчування.

​

Безпекові вимоги до місця проведення заходу

​

Наявність у готелі власного належним чином облаштованого укриття або іншої захисної споруди, розрахованої на одночасне перебування всіх учасників заходу та персоналу, є обов'язковою вимогою.

Укриття має знаходитися безпосередньо в будівлі готелю або на відстані, що забезпечує оперативний і безпечний перехід усіх учасників під час оголошення повітряної тривоги, та мати документальне підтвердження можливості його використання відповідно до чинних вимог законодавства України.

Перевага під час оцінювання пропозицій надаватиметься місцям проведення, де конференц-зала безпосередньо розташована в укритті або де облаштований простір укриття дозволяє продовжувати навчальний процес під час повітряної тривоги.

Учасник тендеру у своїй пропозиції повинен окремо зазначити інформацію про наявність укриття, його тип, місткість, місце розташування відносно конференц-зали та можливість продовження навчального процесу під час повітряної тривоги, а також, за запитом Організатора, надати відповідні підтвердні документи.

​

2. Транспортні витрати учасників

Передбачається забезпечення проїзду учасників до м. Києва та у зворотному напрямку для участі в офлайн-навчанні.

Орієнтовна кількість учасників 6 навчальних груп по 30 учасників кожна: загалом — до 180 осіб.

Фактична вартість транспортних витрат визначатиметься відповідно до маршрутів учасників та підтвердних документів/квитків.

Послуга має передбачати організацію придбання квитків та/або компенсацію документально підтверджених транспортних витрат учасників відповідно до погодженої з Організатором процедури..

​

3. Проживання учасників

Необхідно забезпечити короткострокове проживання в готелі у м. Київ для учасників шести навчальних груп.

Кількість осіб: 6 груп × 30 учасників = до 180 осіб.

Передбачається розміщення учасників в одномісних номерах. Орієнтовна тривалість проживання одного учасника — до 3 ночей у межах одного навчального циклу.

У вартість проживання має бути включений сніданок.

​

Базово передбачається заїзд учасників за день до початку навчання та виїзд наступного дня після завершення навчання, що становить до 3 ночей проживання. Залежно від транспортного сполучення, місця проживання та фактичної логістики окремих учасників кількість ночей може бути меншою.

Учасник тендеру повинен зазначити в тендерній пропозиції вартість проживання однієї особи за одну ніч, стандартний час заїзду та виїзду з готелю, а також умови та вартість раннього заїзду і пізнього виїзду.

​

Ранній заїзд та/або пізній виїзд не є гарантованими для всіх учасників і погоджуватимуться Організатором окремо відповідно до фактичної логістики.

Фактична кількість номерів, кількість ночей проживання та потреба в ранньому заїзді/пізньому виїзді уточнюватимуться Організатором перед проведенням кожного навчального циклу відповідно до підтвердженого списку учасників та їхньої логістики.

​

4. Кейтерингове обслуговування

Необхідно забезпечити кейтерингове обслуговування під час 2-денного офлайн-навчання для кожної з шести груп.

Для кейтерингового обслуговування кожної навчальної групи додатково враховується 10 осіб адміністративного персоналу/організаторів. Таким чином, харчування має бути передбачено до 40 осіб на день для кожного навчального циклу.

Тривалість навчального дня — орієнтовно 8 годин.

На кожну особу протягом кожного дня навчання необхідно передбачити:

• 1 кава-паузу;

• 1 обід;

• 1 вечерю.

Таким чином, кейтерингове обслуговування передбачається для 6 груп × 2 навчальні дні × до 40 осіб.

Меню та формат харчування попередньо погоджуються з Організатором. Постачальник повинен мати можливість врахувати індивідуальні харчові обмеження учасників, про які Організатор повідомить додатково.

​

Вимоги до формування вартості тендерної пропозиції

Учасник тендеру повинен надати деталізовану фінансову пропозицію окремо за кожною складовою закупівлі.

Для забезпечення прозорості та можливості порівняння тендерних пропозицій учасник повинен окремо зазначити чисту вартість товарів/послуг та розмір сервісного збору/винагороди постачальника (у разі його застосування).

Якщо до вартості застосовується сервісний збір, його розмір та порядок розрахунку мають бути чітко визначені у тендерній/комерційній пропозиції учасника.

​

Сервісний збір розраховується до нарахування ПДВ. ПДВ нараховується після врахування сервісного збору та зазначається окремо відповідно до податкового статусу учасника тендеру.

Не допускається подання лише загальної суми без розшифрування чистої вартості послуг, ПДВ (за наявності) та сервісного збору.

Вартість послуг має бути підтверджена комерційною пропозицією та деталізованим розрахунком.

​

Вимоги до постачальника послуг — учасника тендеру

До участі у тендері запрошуються суб’єкти господарювання, які:

​

• належним чином зареєстровані відповідно до законодавства України та мають відповідні КВЕД для надання запропонованих послуг;

• мають не менше 2 років досвіду у сфері організації та логістичного забезпечення навчальних, тренінгових, конференційних або інших аналогічних заходів та/або досвід організації не менше 5 аналогічних заходів;

• мають власну та/або залучену на договірних засадах матеріально-технічну базу та організаційні ресурси, необхідні для забезпечення комплексу послуг, передбачених цим тендерним оголошенням;

• мають можливість забезпечити заявлений обсяг послуг у визначені строки;

• мають можливість належним чином оформлювати та надавати первинні бухгалтерські та супровідні документи, зокрема договір, рахунок, акт наданих послуг, специфікацію, рахунки/підтвердні документи третіх осіб у випадках, коли це передбачено характером послуг, та інші документи відповідно до законодавства України й умов договору.

​

Учасник тендеру надає Організатору такі документи:

1. Копію документа/виписки, що підтверджує державну реєстрацію.

2. Документ, що підтверджує податковий статус учасника.

3. Тендерну/комерційну пропозицію.

4. Деталізований розрахунок вартості послуг за кожною складовою закупівлі.

5. Зразок договору про надання послуг.

6. Інформацію про досвід виконання аналогічних договорів.

7. За наявності — рекомендаційні листи, копії аналогічних договорів або інші документи, що підтверджують досвід.

8. Інформацію щодо умов та строків оплати.

9. Інформацію щодо можливості зміни фактичної кількості учасників безпосередньо перед проведенням заходу та умов такого коригування.

​

Істотні критерії відбору тендерних пропозицій

Під час оцінювання тендерних пропозицій Організатор враховуватиме:

​

1. відповідність учасника кваліфікаційним вимогам;

2. повноту та відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення;

3. відповідність запропонованих послуг технічним та організаційним вимогам;

4. загальну вартість послуг та обґрунтованість запропонованої ціни;

5. розмір сервісного збору;

6. умови оплати;

7. досвід надання аналогічних послуг;

8. можливість комплексного забезпечення необхідних послуг у визначені строки;

9. гнучкість щодо уточнення кількості учасників та організаційних потреб кожної групи.

Організатор залишає за собою право обрати одного або декількох постачальників за окремими складовими/лотами закупівлі, якщо це забезпечуватиме найбільш економічно вигідні та організаційно доцільні умови.

​

Тендерні процедури

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді на адресу ngokspa2024@gmail.com до: 23 вересня 2026 року.

До участі у відборі допускаються тендерні пропозиції, які відповідають умовам цього тендерного оголошення та надійшли у встановлений строк.

​

Додатки за посиланням: https://drive.google.com/drive/folders/1NoHr9fBmQtydcVr0LlRjgEzcJhE-8WiV?usp=sharing 

​

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності).

​

Тендерна пропозиція та супровідні документи подаються в електронному вигляді у форматі PDF на адресу: ngokspa2024@gmail.com.

У темі електронного листа необхідно зазначити:
«Відкритий тендер № 2 — організаційно-логістичні послуги — [назва учасника]».

​

Пропозиції, отримані після завершення встановленого строку подання, можуть не розглядатися.

Визначення переможця/переможців тендеру здійснюватиметься після проведення фінансової та технічної оцінки отриманих пропозицій.

Результати тендеру будуть повідомлені учасникам електронною поштою.

​

Додаткові застереження

Організатор тендеру залишає за собою право звертатися до учасників за додатковими документами, роз’ясненнями та/або інформацією, необхідними для підтвердження відповідності пропозиції умовам цього тендерного оголошення.

Подання тендерної пропозиції означає, що учасник ознайомився з умовами закупівлі та погоджується з ними.

Організатор не зобов’язаний приймати пропозицію з найнижчою загальною ціною та має право обрати пропозицію, яка за сукупністю фінансових, технічних та організаційних характеристик є найбільш вигідною для реалізації проєкту.

Організатор також залишає за собою право уточнити фактичну кількість учасників, обсяг проживання, харчування, транспортних послуг та інші організаційні параметри відповідно до фактичних потреб проєкту.

Учасники тендеру надають згоду на обробку персональних даних відповідно до чинного законодавства України. 

​

Контактна особа:
Карабут Поліна
тел.: +380 (66) 171 30 15
e-mail: ngokspa2024@gmail.com

​

Проєкт «Спроможні громади — дієві рішення: розробка та впровадження місцевих програм підтримки ветеранів» реалізується ГО «Київська школа державного управління імені Сергія Нижного», завдяки Програмі реабілітації та реінтеграції ветеранів України, яку втілює IREX за підтримки Державного департаменту США​